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Organize sua TI

TI Especialistas

 

Artigo publicado no TI Especialistas

 

O desenvolvimento e crescimento das empresas,particularmente quando uma pequena empresa começa a crescer traz desafios para a área de TI.

A área de TI das pequenas empresas é muitas vezes menosprezada. Computador? O mais barato que tiver,pode ser segunda-mão ou trazido da casa do chefe,talvez quando o seu filho o trocou por outro que seja melhor para rodar os jogos do momento. Windows original? Isso existe?

Mas se esta empresa,que começou com uma TI desorganizada desse jeito,entretanto começou a evoluir e crescer ao ponto de ter um profissional de TI interno,não estará na hora de organizar a casa?

O problema é que muitas vezes o profissional de TI se vê no apuro,apagando incêndios e socorrendo todo o mundo,fazendo até tarefas que não seriam de sua competência,mas que como “domína o computador” acaba sendo a melhor pessoa para sua realização. A par disso a TI continua não sendo prioridade nessa empresa e o orçamento para TI é baixo ou inexistente.

 

Como organizar então a TI?

Começemos por etapas.

1. Começe por verificar o estado e condições do equipamento informático. Verifique as estações de trabalho e servidores (se houver). É fundamental que os servidores contenham apenas aplicativos de servidor e não sejam acessados pelos funcionários (pode parecer incrível,mas em muitas pequenas empresas o servidor é tratado como se fosse outro computador qualquer). Tente otimizar os computadores (formatar o sistema operacional e reinstalar é interessante em muitos casos) se não for possível melhorar o hardware.

2. Confirme se todo o computador tem antivirus e se ele está ativo. Faça uma listagem de todos os computadores com detalhes completos como por exemplo:memória instalada,hdd,tipo de sistema operacional,qual o service pack,se tem ou não antivirus/office/etc,qual o processador,se o software está licenciado ou é pirata,endereço IP (se for IP fixo) e qualquer outro dado que você ache relevante.

3. Reveja como está o licenciamento dos produtos,principalmente sistema operacional e antivírus. Se tiver que efetuar licenciamento de produtos que se encontram irregulares faça uma planilha e planeje uma compra faseada. Dessa forma não irá apresentar um valor imenso para seu chefe e sim pequenas parcelas mensais,explique da importância do licenciamento e das penalidades legais do uso de software pirata.

4. Começe a listar todas as tarefas do departamento de TI e sua periodicidade (isso irá ajudá-lo a não perder prazos e mais tarde na elaboração de manuais de procedimentos).

5. Instale um software de controlo remoto nos computadores (por exemplo:VNC) ou ative a opção de Remote Desktop do sistema operacional. Isso permite que da sua mesa você controle o computador e possa efetuar tarefas de manutenção – agilizando seu atendimento.

6. Pense em implementar um sistema de controle de atendimentos/chamados. Existem opções gratuítas open source que poderá usar. Isso lhe ajudará a não falhar os atendimentos e também a priorizar os chamados mais urgentes. Os relatórios podem servir para demonstrar o trabalho realizado – o que pode ajudar,por exemplo,na contratação de mais um profissional.

7. Documente tudo o que puder. Isso irá ajudá-lo no futuro (isso incluí senhas de administrador e de manutenção). Tente elaborar um mapa da rede.

8. Começe a obter informações sobre boas práticas em tecnologia da informação. Conheça o que é a ITIL – faça um curso se puder.

9. Aplique o conhecimento obtido em 8. =)

10. Elabore manuais de procedimentos operacionais.

11. Entenda o que os outros departamentos estão fazendo e proponha formas e métodos para agilizar e melhorar o trabalho desses departamentos. Às vezes existe sobretrabalho que poderia facilmente ser evitado com a ajuda da TI. – Você sabe como melhorar isso,seus colegas muitas vezes não. (Apesar de não ser ligado diretamento ao depto. de TI,essa dica pode ajudar em muito seu depto).

12. Utilize a metodologia PDCA – Planejar,Executar,Verificar,Atuar. Ou seja,faça o planejamento das atividades do departamento e dos passos listados acima,execute o seu planejamento,verifique a sua execução e o que pode ser melhorado e atue em cima dessa melhora. Quando terminar,comece o ciclo de novo.

 

Estas dicas são somente algumas ideias do que um profissional de TI em uma pequena empresa pode fazer para melhorar a estrutura e a organização do seu departamento. Não existe uma regra ou fórmula mágica e os passo acima não têm uma ordem especifica para ser seguida.

Espero que auxilie o seu trabalho!

1 comment to Organize sua TI

  • Rafael Amaral

    Muito bom! Sou téc. de informática formando em Eng. de Produção e trabalho atualmente com contratos na área de manutenção preventiva de computadores e rede.

    Achei muito útil as dicas,vou aplica-las nos meus contratos!

    Obrigado!

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